לגדול כצוות: אומנות בניית מפגש צוות אפקטיבי

למפגש צוותי משמעותי יש פוטניאל גדול בקידום שינוי או יצירת אימפקט בארגון. במאמר זה אשתף בהמלצות מעשיות לבניית אופסייט שלא רק ישיג את מטרותיו המוצהרות, אלא גם יביא לתחושת 'יחד' מיוחדת שתיתן דלק לצוות לחודשים קדימה.

דמיינו את הרגע הזה של מפגש פיתוח צוות, חדר מלא באנשי צוות מתלהבים, משתפים רעיונות באופן פתוח ומרגישים מחוברים זה לזה ולמטרה המשותפת. זהו 'קסם' בלתי מוגדר שנוצר כשצוות עוצר את השגרה היומיומית ומקדיש זמן איכות ל'לדבר את עצמו'.

כמי שליוותה עשרות תהליכים כאלה, אני יודעת שמאחורי הקסם הזה עומדת עבודת הכנה מדויקת ומתודולוגיה סדורה. במאמר זה אשתף מניסיוני, המלצות מעשיות לבניית אופסייט שלא רק ישיג את מטרותיו המוצהרות, אלא גם יצור אותה תחושת 'יחד' מיוחדת שתיתן דלק לצוות לחודשים קדימה.

אז ראשית מה זה אופסייט?

המושג אופסייט מתאר 'יציאה מחוץ לארגון' (Off Site), מקום בו הצוות יכול לעצור את השוטף, להתרחק לכמה שעות כדי לחשוב ולדון על מטרה משותפת כגון: תוכניות עבודה שנתיות, שיפור עבודת הצוות או בניית חזון משותף. אני מגדירה אופסייט כהזדמנות של הצוות לעצור את השוטף ו"לדבר את עצמו". לרוב לאופסייט יש מטרה מוגדרת מראש ולפיה מתאימים את תוכן ומבנה המפגש. עם זאת, מעבר ל"מטרות המוצהרות", עצם זה שקבוצת אנשים עוצרת לחשוב יחד, לשוחח ולעשות "זום אאוט" על תהליכי העבודה שלהם, מייצרת אימפקט על עבודת הצוות. לא פעם במהלך מפגשים צוותיים שאני מלווה, אני מגלה שחברי הצוות רק חיפשו את הרגע שיוכלו להיפגש, ו"לדבר באמת".

פיתוח צוות מבוסס על הגישה הדיאלוגית לפיתוח ארגוני

תפיסת האופסייט כמרחב לשיח פתוח מתכתבת עם "הגישה הדיאלוגית לפיתוח ארגוני" (Dialogic OD). בשנת 2009, החוקרים Bushe ו-Marshak הציעו לרענן את הגישות המסורתיות בתחום הפיתוח הארגוני. בניגוד לתפיסה המסורתית, שבה היועץ הארגוני הוא "מומחה-על" שמאבחן ומכתיב את השינוי הנדרש, הגישה הדיאלוגית רואה את הידע כמצוי בארגון עצמו. על פי גישה זו, תפקיד היועץ הארגוני הוא להיות מתווך (Facilitator) המסייע לארגון לגלות ולהבין את עצמו. באמצעות יצירת שיח משותף בין גורמים שונים בארגון, הקבוצה מזהה בעצמה פערים בתפיסות בין חבריה ומגיעה להבנה משותפת לגבי השינוי הנדרש. היועץ תומך בתהליך ומאפשר אותו, אך אינו מכתיב פתרונות כ"מומחה חיצוני".

יתרונות הגישה הדיאלוגית ניכרים במיוחד באופסייטים: המשתתפים מפתחים תחושת בעלות על התהליך ותוצאותיו, מגוון הפרספקטיבות שעולות בשיח מעשיר את ההבנה הקולקטיבית, והתהליך כולו נעשה מדויק וגמיש יותר – מותאם למציאות הארגונית הדינמית של ימינו.

שלבים לבנייית אופסייט אפקטיבי

פגישת הכנה: זהו שלב חשוב מאוד ליצירת אופסייט מוצלח. לרוב ההכנה נעשית עם מנהל הצוות ובמידה ויש מנהלת משאבי אנוש שעובדת עם הצוות בשגרה מומלץ שהיא גם תהיה חלק מתהליך ההכנה. תהליך ההכנה כולל:

• הגדרת מטרות- ראשית יש להבין מה מטרת האופסייט והתוצרים הרצויים. עצם הניסוח של המטרות יחד עם המנהל.ת עוזר לדייק עם מה רוצים לצאת מהמפגש.

• אבחון מקדים- במקרים בהם יש נושא רגיש או קונפליקטים בין חברי הצוות מומלץ לקיים אבחון מקדים. לאבחון המקדים יש שתי מטרות: 1) הפחתת התסכול- המשתתפים יוכלו "לפרוק" חלק מהתסכול בשיחת האבחון, הם ירגישו שיש מי שמקשיב להם וכך עוצמות הרגש השלילי יפחתו במהלך המפגש עצמו. 2) האבחון ייאפשר הכנה והבנה של הדינמיקות בצוות ומי הדמויות השונות מולן נתמודד במפגש.

• כתיבת שלד של מבנה המפגש- שלד ראשוני כולל את החלקים המרכזיים שנרצה להעביר את הצוות. כדאי לבנות את המפגש באופן הדרגתי באופן הבא:

  • שלב חיבור וחימום - תחילה לייצר מרחב בטוח לשיח, להציג נתונים, לתת תאוריה רלוונטית או לדבר על חלקים חיוביים של העבודה כדי להפשיר את המתח שלעיתים קיים באוויר.

  • שלב דיוני עומק - ככל שנתקדם במפגש, נוכל לגעת בנושאים רגישים ומורכבים

  • שלב קבלת החלטות- לסיום חשוב לצאת עם הסכמות של איך אנחנו יוצאים, אילו החלטות או מיקודים אנחנו רוצים לבחור מתוך הדיון שהתרחש.

• חלוקת תפקידים- במהלך ההכנה נגדיר מה התפקיד של כל אחד מהמובילים (מנחה/ מנהל/ משאבי אנוש) ונבין מה חשוב לכל אחד מבחינת רמת מעורבות, מסרים שירצו שיעברו, הסכמה על "קודים" במהלך המפגש וכו'.

פיתוח המפגש

לאחר שבנינו את השלד מתחיל תהליך הפיתוח, לכל חלק של המפגש.

• שילוב מגוון מתודות- בהתאם לתכנים שהחלטנו לעסוק בהם, אני אשלב מגוון מתודות לאורך המפגש (תרגילי כתיבה, שיח בזוגות, משחק צוותי, יצירה משותפת ועוד) הן כדי לעורר עניין והן מתוך ההבנה שאנשים שונים צריכים מרחבים שונים כדי להרגיש בנוח, שימוש במגוון מתודות מאפשר לכולם לבוא לידי ביטוי

• חלקים מרכזיים - לכל נושא אשלב את החלקים הבאים, לרוב לפי הסדר המובא כאן:

  • מתן רקע- הסבר על הנושא, הצגת סקר, סרטון, תוכן תיאורטי וכו'

  • תרגיל-  התנסות מעשית סביב הנושא דרך תרגיל חווייתי או שאילת שאלות.

  • דיון וסיכום- איסוף של התובנות באמצעות שאלות מנחות וזיקוק התובנות/ ההחלטות

• החלטה על מספר מיקודים/ תכנים- לאחר הפיתוח ניתן להבין טוב יותר את היקף המפגש, חשוב להבין מה ניתן להכיל ביום אחד בהיבט התוכני והרגשי. לעיתים לאחר שלב זה נחזור למנהל.ת כדי לדייק את מתווה המפגש הראשוני בהתאם להבנה של מה ניתן/ רוצים לכלול.

הנחיית המפגש

להנחייה יש ערך חשוב מאוד כדי לייצר אווירה בטוחה ושיח פתוח. כפי שהוזכר קודם, בניית האופסייט באופן הדרגתי עוזרת לכך, אך ישנה חשיבות גבוהה גם לתפקיד המנחה בניהול השיח לפי ההיבטים הבאים:

• שוויוניות בשיח- , לנתב את השיח באופן המאפשר לכולם לבוא לידי ביטוי ולוודא שאין מספר משתתפים דומיננטיים אשר משתלטים על השיח

• שמירה על הצוות- לשים לב שאנשים מעבירים ביקרות בצורה בונה, במידה ומישהו פגע בחבר צוות אחר, יש לזהות זאת בזמן ו"לנהל את האירוע" (לעצור ולשקף, לקיחה הצידה לשיחה פרטנית וכו').

• עצירת "דיון מסתובב"- פעמים רבות במהלך דיון אנשים חוזרים שוב ושוב על הדעה שלהם, זה הזמן לשקף לקבוצה שאנחנו נמצאים בדיון שחוזר על עצמו ולהניע את הצוות לקבל החלטה.

• שיקוף התנהלות בצוות ב"כאן ועכשיו"- כמי שנמצאת מחוץ לצוות (ויכולה להשוות לצוותים אחרים) ניתן לשקף אווירה או סגנון של שיח המאפיין את הצוות. למשל לאחרונה עבדתי עם צוות שרץ למצוא פתרונות לפני שהקדיש מספיק זמן להבין את מקור הבעיה, צוות אחר שליוויתי היה עסוק בלהעלות אילוצים על כל רעיון חדש שמישהו העלה. כמנחה שיקפתי בשני המקרים את מה שקורה במהלך השיח וביקשתי מהם לנסות לפעול באופן שונה. שיקוף שכזה יכול לההיא גם לדיון על כמה זה מאפיין אותנו בשגרה וללמוד מכך להמשך.

• לשאול את השאלות הנכונות- חשוב לאתגר את הצוות או לשאול שאלות שמרחיבות את השיח או החשיבה כדי להביא מגוון פרספקטיבות או לייצר חשיבה מחוץ לקופסא.

• לאזן בין חיובי ושלילי- לעיתים בשיח צוותי יש נטייה לייפות או להשחיר, כמנחה חשוב לנסות לייצר תמונה מאוזנת ולנווט את השיח כך שנבין את התמונה האמיתית.

• לנהל נכון "סטיה מהנושא" - במידה ומזהים דיון שסטה מהנושא המרכזי, חשוב להבין האם צריך לעצור אותו (ולרשום אותו לעצמנו כדיון להמשך) או אם מדובר בנושא חיוני להצלחת הצוות ולכן חשוב לתת לו מקום (גם על חשבון נושאים אחרים שאולי לא נכסה בשל כך).

תכנון וגמישות - הסוד לאופסייט מוצלח

אופסייט מוצלח הוא הרבה יותר מסתם 'יום כיף' או ישיבה ארוכה מחוץ למשרד. זוהי הזדמנות אסטרטגית לחיזוק הקשרים, לזיקוק תובנות משותפות ולהנעת הצוות קדימה באנרגיה מחודשת.

המפתח להצלחה טמון באיזון העדין בין תכנון מוקפד לבין גמישות והקשבה לדינמיקה שנוצרת בחדר. כמנחים או כמובילי תהליך, תפקידכם לייצר את המרחב הבטוח והמסגרת הנכונה שבתוכה יוכל להיווצר אותו 'קסם' צוותי שדיברנו עליו בהתחלה.

זכרו - אופסייט מוצלח לא מסתיים עם סיום היום. ההחלטות, התובנות והאנרגיה החיובית שנוצרו בו צריכות להמשיך וללוות את הצוות בחזרה לשגרה. ליווי נכון של היישום וקיום מפגשי המשך תקופתיים הם חלק בלתי נפרד מהתהליך השלם.

אשמח לחלוק עמכם ידע נוסף ולסייע בבניית תהליכים מותאמים לצוותים שלכם - אל תהססו ליצור קשר!

יפעת יערי

פסיכולוגית ארגונית